THỦ TỤC NHẬP KHẨU ĐỒ DÙNG VĂN PHÒNG PHẨM

THỦ TỤC NHẬP KHẨU ĐỒ DÙNG VĂN PHÒNG PHẨM

Đồ dùng văn phòng như giấy, bút, kẹp ghim, hộp đựng không nằm trong danh mục cấm nhập khẩu vào Việt Nam. Tuy nhiên, khi nhập khẩu, cá nhân và doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định liên quan và thực hiện đầy đủ thủ tục, đặc biệt với các mặt hàng có chính sách đặc biệt.

Vậy thủ tục nhập khẩu mặt hàng này cần những gì? Quy định và quy trình nhập khẩu gồm những bước gì? Để giúp anh chị quý doanh nghiệp có thể nhập khẩu nhanh chóng mặt hàng này cũng như áp mã HS code chính xác. Mời anh chị hãy cùng Beskare Logistics tìm hiểu các thủ tục nhập khẩu qua bài viết sau đây!

I/ Chính sách nhập khẩu văn phòng phẩm

Dựa vào mã HS của văn phòng phẩm đã xác định được ở trên và theo các quy định chính sách hiện hành thì mặt hàng này không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu. Khi nhập khẩu tiến hành thủ tục nhập bình thường.

Các văn bản quy định chính sách và thủ tục nhập văn phòng phẩm có liên quan:

• Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015; sửa đổi bổ sung 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018.
• Nghị định 128/2020/NĐ-CP
• Nghị định số 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 43/2017/NĐ-CP ngày 09/12/2021

II/ Mã số HS và mức thuế suất nhập khẩu ưu đãi văn phòng phẩm

Tra cứu mã số HS là công việc phải làm đầu tiên trước khi tiến hành làm thủ tục nhập khẩu bất cứ mặt hàng nào, kể cả văn phòng phẩm.

Một khi đã xác định được mã số HS của văn phòng phẩm thì chúng ta sẽ có thể xác định được mức thuế nhập khẩu ưu đãi theo các hiệp định, thuế VAT và các chính sách nhập khẩu.

1. Mã HS code của văn phòng phẩm

Các dụng cụ văn phòng phẩm có mã HS nằm tại:

• Chương 39: Plastic và các sản phẩm bằng plastic
• Chương 48: Giấy và bìa; các sản phẩm làm bằng bột giấy, bằng giấy hoặc bằng bìa
• Chương 96: Các mặt hàng khác (theo biểu thuế xuất nhập khẩu năm 2024).

2. Thuế nhập khẩu 

Các loại thuế có thể phải nộp khi nhập khẩu dụng cụ văn phòng phẩm:

• Thuế nhập khẩu ưu đãi là 0%(nếu theo ACFTA)
• Thuế VAT là 8%

III/ Quy định về dán nhãn 

Việc dán nhãn hàng hóa nhằm mục đích để cơ quan chức năng quản lý được hàng hoá, xác định xuất xứ và đơn vị chịu trách nhiệm về hàng hoá. Do vậy văn phòng phẩm khi nhập khẩu cũng cần phải dán nhãn hàng hóa.

1. Nội dung cần có trên nhãn hàng hóa

Những nội dung cần có trên nhãn khi nhập khẩu văn phòng phẩm theo quy định Nghị định số 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 43/2017/NĐ-CP ngày 09/12/2021:

• Tên hàng hóa và thông tin hàng hóa
• Thông tin người xuất khẩu (tên và địa chỉ công ty)
• Thông tin người nhập khẩu (tên và địa chỉ công ty)
• Xuất xứ hàng

2. Vị trí dán nhãn ở trên hàng hóa

Khi hoàn thành nội dung trên nhãn dán, bạn cần chú ý dán nhãn ở vị trí dễ nhìn trên thùng hàng, bao gồm các bề mặt thùng carton, kiện gỗ, hoặc bao bì sản phẩm. Việc này giúp dễ dàng kiểm tra và tiết kiệm thời gian trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm.

Đối với nhãn phụ cho hàng hóa bán lẻ, ngoài các thông tin cơ bản, cần bổ sung thêm các chi tiết như: Nhà sản xuất, định lượng, thông số kỹ thuật, ngày sản xuất và các cảnh báo an toàn, đảm bảo tuân thủ quy định.

Lưu ý: 

Việc dán nhãn cho hàng hoá nhập khẩu là quy định bắt buộc chính vì vậy cũng sẽ có những mức phạt rõ ràng cho các doanh nghiệp nếu không thực hiện thủ tục trên.

Những rủi ro mà các chủ doanh nghiệp có thể gặp phải là:

• Bị phạt tiền theo quy định tại Điều 22 Nghị định 128/2020/NĐ-CP;
• Không được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi;
• Hàng hóa bị thất lạc, hư hỏng do không có nhãn cảnh báo.

IV/ Bộ hồ sơ chứng từ làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm

Sau khi đã biết được chính sách nhập khẩu, mã HS và mức thuế, bạn hãy bắt tay vào việc chuẩn bị hồ sơ để thông quan hàng hóa một cách dễ dàng.

Bộ hồ sơ cơ bản của các mặt hàng nhập khẩu, kể văn phòng phẩm theo quy định trong Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015; sửa đổi bổ sung 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018 gồm có:

• Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu
• Hợp đồng mua bán (Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) nếu có
• Vận đơn (Bill of lading)
• Các chứng từ khác (nếu có)

V/ Quy trình nhập khẩu văn phòng phẩm

Quy trình thực hiện thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm cũng như các mặt hàng khác được quy định chi tiết trong Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015, và sửa đổi, bổ sung trong Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018. Sau đây Xuân Trường Global xin tóm tắt các bước một cách ngắn gọn để bạn nắm được quy trình nhập khẩu văn phòng phẩm.

Bước 1: Khai và truyền tờ khai hải quan nhập khẩu văn phòng phẩm

Khi bạn đã có đầy đủ các chứng từ xuất nhập khẩu cần thiết để khai báo như: hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ,…và đã xác định được mã HS code cho văn phòng phẩm. Khi đó, bạn có thể nhập thông tin khai báo lên hệ thống hải quan phần mềm Ecus.

Tuy nhiên, việc này đòi hỏi người khai hải quan hàng nhập khẩu phải hiểu biết về quy trình nhập liệu trên phần mềm hải quan. Bạn không nên tự ý nhập khẩu khi chưa nắm vững công việc này, vì việc tự ý khai báo có thể gây ra những sai sót không thể sửa chữa sau này trên tờ khai hải quan.

Điều này có thể dẫn đến mất nhiều chi phí, thời gian để khắc phục và làm chậm tiến độ giao hàng đến kho của bạn.

Khi tờ khai hoàn tất và được truyền đi, hệ thống của phần mềm sẽ tự động cấp số tờ khai nếu tất cả thông tin trên đó đều chính xác và đầy đủ.

Bước 2: Mở tờ khai hải quan nhập khẩu văn phòng phẩm

Sau khi tờ khai được gửi đi, hệ thống sẽ trả kết quả của phân luồng tờ khai, việc phân luồng như sau:

• Luồng xanh: Doanh nghiệp tuân thủ tốt quy định hải quan, được miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa.

• Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra hàng hóa đối với hàng hóa miễn thuế, thiết bị dự án đầu tư, khu thương mại tự do, và các trường hợp đặc biệt.

• Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa.

o 5% lô hàng: Kiểm tra để đánh giá mức độ tuân thủ, nếu không có sai phạm, kết thúc kiểm tra.

o 10% lô hàng: Kiểm tra nếu có dấu hiệu vi phạm, kết thúc nếu không có sai phạm.
o Toàn bộ lô hàng: Kiểm tra đối với chủ hàng vi phạm nhiều lần.

Khi có luồng của tờ khai thì bạn sẽ cần in tờ khai và mang bộ hồ sơ chứng từ nhập khẩu văn phòng phẩm xuống chi cục hải quan để mở tờ khai.

Việc mở tờ khai cần được thực hiện càng sớm càng tốt, muộn nhất là trong vòng 15 ngày tính từ ngày khai tờ khai. Nếu quá thời hạn này thì công ty của các bạn có thể phải đối mặt với các mức phí phạt từ cơ quan hải quan.

Bước 3: Thông quan tờ khai hải quan nhập khẩu văn phòng phẩm

Sau khi hoàn tất kiểm tra hồ sơ hải quan nhập khẩu văn phòng phẩm, nếu đạt chuẩn theo quy định thì cán bộ hải quan sẽ cho thông quan tờ khai.

Công ty của bạn sau đó sẽ cần tiến hành đóng các loại thuế nhập khẩu văn phòng phẩm để tiến hành thông quan hàng hóa.

Ở một vài trường hợp, tờ khai sẽ được giải phóng để chuyển hàng về kho bảo quản trước. Khi đã bổ sung đầy đủ hồ sơ cần thiết, hải quan sẽ tiến hành thông quan tờ khai.

Một khi tờ khai hải quan chưa được thông quan thì bạn cần phải làm các thủ tục để thông quan tờ khai. Nếu quá thời hạn thì doanh nghiệp của bạn sẽ phải đối diện với các khoản phí phạt và sẽ mất nhiều thời gian.

Bước 4: Đưa lô hàng văn phòng phẩm về kho bảo quản, sử dụng

Sau khi tờ khai được thông quan, bạn cần thanh lý tờ khai và làm thủ tục cần thiết để có thể mang hàng của mình về kho bảo quản, chờ phân phối ra thị trường.

VI/ Những lưu ý khi nhập khẩu văn phòng phẩm

Dưới đây là những lưu ý cần nhớ khi thực hiện thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm:

• Thuế nhập khẩu là một nghĩa vụ bắt buộc phải hoàn thành khi nhập khẩu văn phòng phẩm. Việc tính toán và thanh toán thuế này là cần thiết và không thể tránh được.

• Khi nhập khẩu văn phòng phẩm, quý vị cần tuân thủ quy định về dán nhãn hàng hóa theo Nghị định số 43/2017/NĐ-CP. Điều này đảm bảo rằng sản phẩm được đánh dấu đúng cách và thông tin cần thiết được hiển thị đầy đủ trên nhãn.

• Xác định đúng mã HS (Hệ thống mã hàng hóa) là rất quan trọng để xác định đúng mức thuế và tránh bị áp đặt các khoản phạt vi phạm. Việc đánh giá chính xác mã HS của sản phẩm giúp đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán thuế và tuân thủ quy định hải quan.

• Đối với các chứng từ gốc, nên gửi về trước để tránh tình trạng chờ đợi chứng từ. Điều này giúp tránh việc phát sinh phí lưu kho hoặc lưu bãi, đồng thời đảm bảo quá trình thủ tục nhập khẩu diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho quý vị cái nhìn tổng quan và hữu ích về quy trình và chính sách nhập khẩu mặt hàng đồ dùng văn phòng phẩm.

Nếu có thêm câu hỏi hoặc cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Beskare Logistics với đội ngũ nhân viên hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu sẽ hỗ trợ tận tình và chu đáo, giúp anh chị nhập khẩu lô hàng một cách nhanh chóng nhất!