SI LÀ GÌ TRONG XUẤT NHẬP KHẨU? NỘI DUNG TRÊN SI
SI – Shipping Instruction là một thuật ngữ quen thuộc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu, đặc biệt với những ai thường xuyên làm việc trong lĩnh vực vận tải quốc tế. Nhưng SI là gì, gồm những thông tin nào, và nộp SI bằng cách nào là điều không phải ai cũng nắm rõ.
Trong bài viết này, Vạn Hải sẽ cùng bạn khám phá tất tần tật về SI – từ khái niệm, nội dung chi tiết đến các hình thức submit SI phổ biến hiện nay.
Cùng tìm hiểu để nắm chắc kiến thức và tránh sai sót trong quá trình khai báo vận đơn nhé!
I/ SI là gì trong xuất nhập khẩu?
SI là viết tắt của Shipping Instruction – Hướng dẫn gửi hàng, một chứng từ quan trọng trong quy trình xuất khẩu. SI cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm dữ liệu về người gửi, người nhận, cảng đi – cảng đến, phương thức vận chuyển và các yêu cầu đặc biệt liên quan đến vận đơn.
Mục đích chính của SI là đảm bảo sự chính xác và thống nhất khi hãng tàu hoặc forwarder phát hành vận đơn (Bill of Lading), đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót trong các chứng từ vận tải liên quan.
Người xuất khẩu có trách nhiệm gửi SI đúng hạn cho hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận, tuân thủ thời hạn SI cut-off time. Việc chậm trễ trong việc nộp SI không chỉ gây ảnh hưởng đến việc phát hành vận đơn, mà còn có thể dẫn đến mất lịch tàu (rớt hàng) hoặc phí phạt phát sinh do forwarder/hãng tàu không kịp xử lý.
II/ Nội dung được thể hiện trên SI – Mẫu SI
Trên một SI mẫu thường bao gồm các thông tin quan trọng như sau:
- Booking number: Số booking
- Shipper: Tên người xuất khẩu
- Consignee: Tên người nhận hàng
- Notify party: Tên người nhận thông báo hàng đến
- Vessel & voyage: Tên tàu và số chuyến
- Place of receipt: Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu
- Port of loading: Nơi xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu
- Port of discharge: Nơi dỡ hàng tại nước nhập khẩu
- Final destination: Nơi nhận hàng
- Container number: Số container
- Seal number: Số seal
- Shipping mark: Nhãn hiệu vận chuyển
- Cargo description: Mô tả hàng hóa
- Quantity: Số lượng hàng hóa
- Weight and measurement: Trọng lượng & Số khối
- B/L type: Loại bill sử dụng (HBL, MBL, Seaway bill hoặc Surrender Bill…)
- Payment terms prepaid or collect: Điều khoản thanh toán cước tàu
- Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có)
Lưu ý: Nếu mặt hàng xuất khẩu có nhiều loại, shipper sẽ gửi đính kèm packing list để khai báo thông tin cho hãng tàu/forwarder.
III/ Ai chịu trách nhiệm submit SI?
Các bên liên quan đến submit SI bao gồm công ty giao nhận, nhà xuất khẩu và nhà vận tải. Doanh nghiệp vận chuyển có trách nhiệm phát hành vận đơn, vì đó họ chính là bên yêu cầu người xuất khẩu khai báo SI
- Nếu nhà xuất khẩu đi trực tiếp qua hãng tàu thì chính họ là người submit SI
- Nếu nhà xuất khẩu sử dụng dịch vụ của một công ty logistics (forwarder), thì nhà xuất khẩu sẽ gửi SI cho forwarder. Công ty forwarder dựa trên SI đó để submit SI cho hãng tàu.
IV/ Các hình thức Submit SI
Có hai hình thức để thực hiện submit SI
1. Submit SI trực tuyến thông qua website của hãng tàu
Hiện nay, nhiều hãng tàu đã triển khai hình thức khai báo SI trực tuyến qua website chính thức, nhằm đơn giản hóa quy trình và tăng tính chủ động cho người gửi hàng. Ưu điểm nổi bật của hình thức này là cho phép người dùng dễ dàng cập nhật, chỉnh sửa thông tin, đồng thời rút ngắn thời gian xử lý so với cách nộp truyền thống.
Tuy nhiên, hình thức khai báo SI online cũng tồn tại một số hạn chế. Trong trường hợp kết nối Internet không ổn định hoặc hệ thống website gặp lỗi, việc nộp SI có thể bị chậm trễ, ảnh hưởng đến thời hạn cut-off. Khi đó, người khai báo buộc phải chuyển sang gửi SI qua email, mất thêm thời gian xử lý và tăng nguy cơ sai sót.
Đặc biệt, nếu có sai lệch trong thông tin đã khai báo online, phí chỉnh sửa hoặc phạt bổ sung từ hãng tàu thường cao hơn so với hình thức khai báo truyền thống, do hệ thống đã tự động xử lý dữ liệu. Vì vậy, việc kiểm tra kỹ thông tin trước khi submit SI là vô cùng cần thiết để tránh phát sinh chi phí không đáng có.
2. Submit SI thông qua email
Ngoài việc thực hiện khai báo SI online, nhiều hãng tàu vẫn yêu cầu bên khai báo gửi SI qua email.
- Chủ hàng: Gửi SI cho Hãng tàu/Forwarder qua email
- Forwarder: Gửi SI cho hãng tàu qua emai, sau khi nhận được SI từ Shipper.
V/ Những nguyên nhân SI bị từ chối phổ biến
Lý do SI bị hãng tàu từ chối phổ biến nhất là do submit SI muộn, ngoài ra dưới đây là những trường hợp thường gặp nhất mà bạn cần biết để tránh gặp phải sai lầm:
- Nội dung SI không chính xác hoặc đầy đủ thông tin cần thiết.
- Nội dung SI không trùng khớp với các thông tin đã thống nhất trong hợp đồng.
- SI có yêu cầu không phù hợp với quy định của hãng tàu hoặc quốc gia nhập khẩu.
- SI không tuân theo những quy chuẩn quốc tế về an ninh và môi trường.
- Khi bị từ chối SI, người xuất khẩu cần phải nhanh chóng sửa lại thông tin và gửi cho hãng tàu/đại lý tàu trong thời gian sớm nhất để tránh ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển của lô hàng.
